Reporte de desempeño empresarial

REPORTE DE DESEMPEÑO EMPRESARIAL

Factor clave para la competitividad

Por: CP Adriana Olvera Sotres 

Consultor Asociado del Bufete Empresa Inteligente

En México, el 90% de las empresas son familiares, pero solamente 11% de ellas llegan a cumplir 25 años (INEGI, 2014), y únicamente la tercera parte de las que lo intentan, logran con éxito el cambio generacional.  Entre sus características, algunas de ellas positivas y otras limitantes, están la toma de decisiones rápida, pero intuitiva, las finanzas y la planeación como herramientas en segundo plano, soporte gerencial limitado y bajo endeudamiento.

Para lograr la permanencia en el largo plazo, una empresa institucional debe, entre otras cosas, ser transparente en el manejo de la información financiera y operativa, contar con mecanismos de evaluación de resultados de negocio, contar con órganos de gobierno que realmente pidan cuentas y tomen decisiones, y lograr coordinación entre el director del negocio y su consejo consultivo o de administración.

Sin embargo, al querer institucionalizar la empresa, en relación con la información y la toma de decisiones, nos encontramos con algunos vicios:

a)  Exceso de datos por canales informales, que lleva a enfocarse demasiado en asuntos operativos.

b)   Micro management: es un estilo de gestión que se caracteriza por tratar de tener un control absoluto de las actividades; al prestar demasiada atención a los detalles, ignora lo verdaderamente relevante, y eso, en lugar de mejorar el desempeño, generalmente debilita el enfoque estratégico.

c)  Bajo nivel de calidad en la información financiera: errores, omisiones y malas prácticas contables ocasionan que la información no refleje la realidad del negocio.

d)   Períodos muy largos para el cierre de contable, que ocasionan que los directivos no tengan la información en el momento adecuado para tomar decisiones.

e)     Opacidad en el manejo de la información y los reportes.

Para erradicarlos se debe atender a las características necesarias para que la información sea realmente útil para el usuario:

1.  Confiable:  veraz acerca de lo realmente sucedido, representativa, objetiva, verificable y suficiente.

2.  Relevante:  capaz de influir en la toma de decisiones y de usarse para hacer predicciones, mostrando los aspectos más significativos.

3.   Comprensible:  facilitar su entendimiento mediante notas cuando los temas sean complejos.

4.   Comparable: permitir confrontar la información de la misma entidad y contrastarla con la de otras entidades a lo largo del tiempo.

Satisfacer las características mencionadas no es suficiente, porque también se deben cumplir tres requisitos:

·      Oportunidad: emitirse a tiempo, de tal manera que llegue al usuario antes de que pierda su capacidad de influir en las decisiones; de acuerdo con un estudio hecho por Deloitte, una buena práctica es cumplir con un plazo de 4 días después del cierre mensual, para tener listos los estados financieros.  Si no se cumple con este requisito, será muy difícil corregir errores de gestión a tiempo o consolidar los aciertos.

·       Relación costo-beneficio: el costo de obtener información de calidad no debe ser mayor que su beneficio

·    Equilibrio: lograr un nivel óptimo en cada una de las características, sin que se perjudique una por cumplir otra.

En cuanto al rol de los ejecutivos financieros, en la actualidad se necesita que diseñen los reportes a la medida de las necesidades de los directivos y consejeros, los cuales deben permitir el seguimiento de la estrategia de negocio, y, además, tienen que ser verdaderos asesores de dichos directivos.

Una vez cubierto el aspecto de la calidad de la información, el diseño del reporte de desempeño empresarial debe estar enfocado a lograr tres objetivos:

1)   Conducir a los directores o consejeros a formular las preguntas correctas; un director de negocio no debe saberlo todo, pero sí está obligado a prepararse adecuadamente para rendir cuentas, y los consejeros son responsables de pedirlas, cuestionando la gestión y los resultados generados por el director.

2)  Facilitar la toma de decisiones de los consejeros: ¿cuáles decisiones?, las de negocio:  de operación, de inversión y de financiamiento

3)  Iniciar una cadena de acciones que mejoren la capacidad de la empresa para lograr sus objetivos de corto plazo (primordialmente rentabilidad) y largo plazo (crecimiento del capital como el fin último).

En el diseño de los reportes para directivos y consejeros, no hay que olvidar que la tendencia actual es la inclusión de Factores Críticos de Éxito (CSF’s, por sus siglas en inglés) e Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s), que nos digan, respectivamente, qué debemos hacer para tener éxito y qué indicaría que estamos teniéndolo.  Adicionalmente, los reportes trimestrales a los consejos deben señalar los aspectos cualitativos relevantes para el negocio.

El reporte de desempeño empresarial es un medio para un fin, que es promover la acción que ayude a crear valor para los accionistas de manera sustentable.  Detrás de los números están las acciones y decisiones tomadas en el pasado; a partir de ahí, los directivos deben aprender de sus errores y aciertos para diseñar el futuro deseado. 

Lo invito, estimado lector, a hacer un autoanálisis sobre la calidad de la información financiera de su negocio y del enfoque con el cual la utiliza, para dar los pasos necesarios hacia el diseño de un reporte útil sobre el desempeño empresarial, que se convierta en herramienta que impulse su competitividad.  Si lo hace, estará reduciendo el riesgo de mortandad de su empresa familiar.